Vorstandsreferent & Executive Assistant (m/w/d)

Deine Aufgaben

Vorstandsreferententätigkeiten (ca. 75 % der Tätigkeit)

• Unterstützung des Vorstands bei konzeptionellen und strategischen Fragestellungen sowie bei der Vorbereitung von Entscheidungsprozessen
• Analyse und Aufbereitung von Informationen, Daten und Kennzahlen zur Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Managementberichten
• Erstellung und Qualitätssicherung von Präsentationen und Unterlagen für interne und externe Termine des Vorstands
• Strukturierung und Pflege von Dokumenten sowie Unterstützung im Dokumentenmanagement
• Eigenverantwortliche Bearbeitung von Sonderprojekten im Auftrag des Vorstands
• Koordination und Controlling von Projekten in unterschiedlichen Themenfeldern, insbesondere im Rahmen strategischer Initiativen und Transformationsvorhaben
• Unterstützung im Gremienmanagement, insbesondere bei der Vorbereitung von Aufsichtsratssitzungen und weiteren Gremienterminen
• Koordination von Zuarbeiten aus den Fachabteilungen für Vorstandsunterlagen und Entscheidungsvorlagen

Executive Assistant Tätigkeiten (ca. 25 % der Tätigkeit)

• Organisation und Koordination der Termine und Kalender des Vorstands
• Planung und Organisation interner und externer Besprechungen sowie Videokonferenzen
• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen inklusive Reisekostenabrechnung
• Eigenverantwortliche Bearbeitung der Korrespondenz sowie Schnittstellenfunktion zwischen
• Vorstand, Führungskräften und externen Ansprechpartnern
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen einschließlich Erstellung von Agenden und Protokollen

Dein Profil

Ausbildung & Erfahrung

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (z.B. als Teamassistenz, Assistant to Management, Junior Referent)
• Idealerweise erste Erfahrungen in der Immobilienwirtschaft oder im Mittelstand
• Erfahrung im Umgang mit Geschäftsführung/Vorstand von Vorteil

• Sehr gute MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Betriebswirtschaftliches Grundverständnis und analytische Fähigkeiten

• Organisationstalent und ausgeprägtes Zeitmanagement
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit
• Strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten auf allen Hierarchieebenen
• Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Umfeld
• Eigeninitiative und selbstständige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit und Dienstleistungsorientierung

Warum wir?

• Stabile Strukturen eines SDAX Unternehmens mit klarer Governance und sozialem Engagement
• Kollegiales Umfeld und kurze Wege
• Moderne, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle (38-Stunden-Woche) mit mobilem Arbeiten
• 30 Tage Urlaub zzgl. 3,5 Zusatztagen
• Zusätzliche Benefits
• Betriebliche Krankenversicherung und Gesundheitsmanagement
• Umfängliche Weiterbildungsmöglichkeiten

Über uns

Als wachstumsorientiertes Immobilienunternehmen sind wir stets auf der Suche nach qualifizierten und motivierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Wir bieten vielfältige und abwechslungsreiche Aufgaben, ein modernes Arbeitsumfeld sowie attraktive berufliche Perspektiven. Hier findest du alle Stellenangebote auf einen Blick. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!