Sekretärin/Assistentin Backoffice

Orca Engineering UG ist teil einer kleinen Unternehmensgruppe. Wir fertigen Carbon und Kohlefaserbauteile, und sind im Bereich Schiffselektrifizierung und Modernisierung aktiv.

Aufgaben

1. Büroorganisation & Assistenz

• Termin- und Kalenderkoordination
• Vorbereitung von Besprechungen inkl. Protokollen
• Strukturierte Ablage (digital/physisch)
• Telefon- und E-Mail-Kommunikation
• Erstellung von Schreiben, Präsentationen und Tabellen
• Unterstützung bei Reiseplanung und Besucherbetreuung

2. Administrative Unterstützung

• Pflege von Stammdaten, Listen und Dokumenten
• Vor- und Nachbereitung projektbezogener Unterlagen
• Einfache Buchhaltungsunterstützung (Belege, Rechnungsprüfung)

3. Social Media (Instagram)

• Erstellung und Pflege von Instagram-Posts, Stories und Reels
• Basis-Bild- und Videobearbeitung (Smartphone/Canva/ähnliche Tools)
• Dokumentation laufender Arbeiten und Aktivitäten (Fotos, kurze Videos)
• Community-Betreuung und Rückmeldungen im Rahmen definierter Vorgaben
• Pflege eines einfachen Redaktionsplans
• Austausch mit externen Dienstleistern bei Bedarf

4. Kommunikation & Koordination

• Schnittstelle zu Dienstleistern, Lieferanten und Partnern
• Organisation kleinerer Termine oder interner Abläufe

Qualifikation

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Sehr gute Kenntnisse in Instagram

Sehr gute Kenntnisse in Excel, Word und PowerPoint

Erfahrung in Büroorganisation und Assistenz

Strukturierte, präzise und zuverlässige Arbeitsweise

Professionelle und diskrete Kommunikation

Wünschenswert:

Erfahrung in Social-Media-Content, Marketing oder visueller Gestaltung

Grundkenntnisse in Canva/CapCut o. Ä.

Interesse an technischen oder projektorientierten Themen

Benefits

Verantwortungsvolles, vielseitiges Aufgabenfeld

Mischung aus klassischer Assistenz und modernen Social-Media-Tätigkeiten

Klare Strukturen, angenehmes Arbeitsumfeld

Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten

Wir suchen eine zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit, die sowohl klassische Assistenzaufgaben als auch moderne Social-Media-Tätigkeiten sicher beherrscht. Wenn Organisation, Kommunikation und ein professioneller Umgang mit Instagram, Excel, Word und PowerPoint zu Ihren Stärken gehören, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.